Внедрили бизнес-аналитику, создали инфопанель на базе Power BI для сети ресторанов быстрого питания, представленной в шести городах Украины. В результате внедрения, удалось повысить управляемость и прибыльность бизнеса благодаря визуализации данных и отчетности, ежедневному анализу выполнения плана, анализу маржинальности номенклатуры.
Руководители сети ресторанов быстрого питания, открытых под одной торговой маркой приняли решение создать инфопанель для оперативного контроля и анализа деятельности и обратились в Bintels. Кстати, один ресторан находится неподалеку от нашего офиса в Киеве и наша команда часто там обедает! Сеть несколько лет работала в нескольких областях Украины, а недавно расширила географию ресторанов и открыла несколько точек в Киеве. Команде менеджеров главного офиса удавалось управлять сетью, не анализируя глубоко достигнутые результаты и особенности каждой из точек. Компания управлялась в так называемом «ручном режиме.»
Развивающейся компании необходима Business Intelligence
После открытия новых ресторанов в Киеве и регионах обострились потребности:
- В сборе и консолидации информации по сети для планирования и контроля результата деятельности.
- В сравнении ресторанов между собой как на уровне общих цифр, так и в разрезе отдельных позиций номенклатуры.
- В планировании и анализе плана и факта каждого ресторана с учетом результатов прошедших периодов, сезонности и особенностей, присущих расположению.
- В возможности отслеживать результаты ресторанов в «режиме онлайн» и используя разные устройства.
- В визуализации данных и интерактивной аналитике для руководителей.
- В анализе цен и средних чеков для определения сезонности и изучения рынка каждого района и региона для корректировки планов и многом другом.
До того как совместно с Bintels реализовали проект для нашей сети, старались конечно опираться на цифры. Наши экономисты выгружали данные в Excel и строили отчетность.
Но, часто эта отчетность не была полной и своевременной. И однозначно была не гибкой — любые изменения подачи информации и ее глубины, которые мы запрашивали, приводили к необходимости согласования форм и, потом, еще мы ждали пока отчетность переделают.
А иногда информацию просто не получалось увязать между собой и мы «довольствовались» тем, что есть.
Роман И., Финансовый директор сети ресторанов быстрого питания
Внедрение Microsoft Power BI для анализа сети ресторанов
Инфопанель разработана на базе продукта Microsoft — системы бизнес-аналитики Power BI.
Специалисты Bintels, еще до старта проекта разработки дашбордов, провели диагностику текущего состояния учета, отчетности и анализа в компании. Сформулировали рекомендации по построению бизнес-процесса работы с данными «To-Be» и, совместно с заказчиком, составили требования к системе аналитики. Требования включили в подробное техническое задание по реализации проекта.
На первом этапе проекта, Bintels разработали архитектуру системы бизнес-аналитики, подключили источники данных (1С, таблицы MS Excel с данными бюджетов и управленческой информацией, данные специализированного программного обеспечения для ресторанного бизнеса и др.) и увязали их в единую сквозную модель данных. В модель данных были добавлены необходимые меры и рассчитываемые столбцы, настроена всесторонняя аналитика и созданы визуализации, объединенные в комплексную инфопанель.
Инфопанель в Power BI стала драйвером роста эффективности и прибыльности компании
В инфопанели, разработанной Bintels, мы теперь анализируем не только общие цифры, а опускаемся до детального уровня, не тратя дополнительные ресурсы, ни свои, ни экономистов.
Наши аналитики теперь играют принципиально другую роль в компании — вместо консолидации данных вручную, составления, переделывания и рассылки отчетов в таблицах Excel, они анализируют результаты ресторанов и отдельных направлений, формируют рекомендации для принятия своевременных управленческих решений.
Благодаря инфопанели в Power BI мы теперь знаем какие факторы повлияли на лучшие и худшие точки и внедряем улучшения, которые повышают эффективность и прибыльность нашей сети.
Роман И., Финансовый директор сети ресторанов быстрого питания
Важным изменением в бизнес-процессах компании стало внедрение бюджетирования, анализа отклонений между планом и фактом и их визуализация. Точность планирования достаточно высока за счет возможностей инфопанели Power BI и бизнес-аналитики — компания не демотивирует или, наоборот, не мотивирует излишне руководителей ресторанов и других менеджеров, ставя заранее невыполнимые или недостаточно агрессивные планы.
Во время проекта, Bintels реализовали мобильную версию инфопанели, доступную в официальном мобильном приложении Microsoft Power BI. Инфопанель в смартфоне или на планшете удобна для менеджеров, которые отвечают за развитие сети и большую часть рабочей недели проводят в командировках между открытыми и планируемыми к открытию ресторанами. Доступ в интернет во время таких переездов далеко не стабилен и возможность отслеживать актуальные данные в мобильном приложении существенно повышает возможности руководителей.
Эффективность бизнес-процессов повышается, решения принимаются на основе данных
Организационная структура нашего клиента, сети ресторанов быстрого питания, включает несколько уровней управления регионами:
- руководитель по развитию сети ресторанов головного офиса;
- менеджеры, которые руководят несколькими ресторанами;
- руководители отдельных ресторанов.
После тестирования инфопанели в головном офисе компании и ее дополнения, компания приняла решение распространить дашборды на регионы и отдельные рестораны, дать возможность отслеживать свои результаты каждому руководителю и принимать решения основываясь на цифрах.
Для реализации этой задачи, Bintels реализовали разграничение доступа к соответствующим частям отчета для разных уровней управления компанией. В результате этого руководители отдельных ресторанов и направлений видят данные только по своим подразделениям, но могут анализировать их до самого детального уровня. А руководители компании высшего звена начинают изучение динамики компании с комплексных показателей верхнего уровня, но и имеют возможность «погрузиться глубже» и детально изучить причины отклонений.
Мы благодарны сети ресторанов быстрого питания за интересный проект и, конечно вкусные, здоровые и качественные обеды :-). Искренне желаем развития и будем рады участвовать в совместных проектах по внедрению Business Intelligence и моделированию бизнеса!
Демонстрационная версия инфопанели доступна для изучения. В целях демонстрации, названия и реальные данные компании изменены.
В инфопанели несколько листов — обратите внимание на закладки с их названиями внизу. Элементы отчёта MS Power BI интерактивны — кликайте на них, тем самым фильтруя визуализации на каждой странице дашборда. Обратите внимание на возможность drill-down на графиках с временными осями — при наведении мышкой на график в его левом верхнем углу появляются соответствующие кнопки.
Рекомендуем развернуть дашборд на весь экран (кнопка справа внизу). Приятного изучения и анализа!